Ajankohtaista

Työympäristön on osoitettava etunsa

10.5.2021

Tyoymparisto | eQ | Vuokrattavat toimitilat

Organisaatiot ovat heränneet huomaamaan, kuinka iso merkitys toimitiloilla on työtyytyväisyyteen, tehokkuuteen ja yhdessä tekemisen määrään. Juuri nyt mietitään, minkälaista tulevaisuuden työ on, mitä työympäristön tulee mahdollistaa ja paljonko työtiloja tarvitaan jatkossa.

Vastauksia antavat Leesmanin toteuttamat työympäristökyselyt, joihin on vastannut 840 000 henkilöä. (1) Vuonna 2019 pandemian vasta alkaessa sen hetkinen data osoitti, että 50 % 200 0000 vastaajasta ei ollut koskaan työskennellyt kotona. Nyt suurin osa tietotyöläisistä globaalisti on kokeillut etätöitä. Keskimääräinen kokemus etätöistä hyvä.


Kotikin soveltuu työskentelyyn

 Pysäyttävä tieto on, että keskimääräinen koti – joka on suunniteltu elämistä varten – tukee paremmin työntekemistä kuin keskimääräinen toimistoympäristö. 83 % vastaajista kertoo pystyvänsä työskentelemään tehokkaasti kotona ja 72 % voi yhdistää työn ja vapaa-ajan etätyön avulla. Nämäkin tulokset luovat hyvällä tavalla paineita satsata toimistojen kehittämiseen.

 Toisaalta ilmiöinä esille nousevat työympäristön uudenlainen merkitys ja tarpeellisuus yhteisöllisyyttä lisäävänä asiana. Kaikki yhdessä tekemiseen, yhteisöllisyyteen ja kanssakäymiseen liittyvä onnistuu paremmin toimistolla

 – Tulevaisuuden toimistot eivät ole vain tiimityötä varten. Kaikille etätyö ei sovi, eikä kaikilla ole riittäviä työtiloja kotona. Tietotyöläisen päivään kuuluu kohtaamisia ja yksin tehtävää työtä, joten rauhallisia tiloja tarvitaan myös toimistoissa, kertoo Leesmannin tutkimuksista vastaava Peggie Rothe.


Toimiston merkitys on uudella tavalla harkinnassa

Parhaiden työympäristöjen erot keskivertoihin tulevat vastauksissa esille tilojen moninaisuuden osalta. Tilojen tulee tukea kunkin omaa tapaa tehdä töitä organisaation tavoitteiden lisäksi. Tilatarpeiden osalta haasteellisia ovat hetket, jolloin kaikki tekijät ovat samanaikaisesti paikalla. Jos tiloja on tiivistetty, organisaation on osattava tasata läsnäolohuippuja. Koska odotuksissa on videopalaverien yleistyminen, toimistoista tulisi löytyä paikat eri kokoisille kohtaamisille sekä puheluja varten. Näitä tiloja nykyisissä avokonttoreissa on usein liian vähän.

 – Perinteisen koti-toimisto -ajattelun rinnalle nousevat organisaation ulkopuoliset co-working-tilat, jotka mahdollistaisivat työskentelyn lähellä kotia tai asiakkaan toimitiloja. Ilmiönä tämä on uudenlaista ulkoistettua tilojen käyttöä, Rothe jatkaa.


 Teknologia edistämään kohtaamisten laatua

Nykyiset digitaaliset työkalut ja laitteet ovat vastausten perusteella kunnossa etätöiden tekemistä varten. It-yksiköt ovat siis onnistuneet maailmanlaajuisesti. Tulevaisuudessa teknologia voisi helpottaa myös yhdessä tehtävän työn koordinoimista. Työntekijä voisi tarkistaa mobiilistaan, mitkä tilat ovat käytössä ja milloin tiimikaverit ovat paikalla. Teknologian pitäisi myös auttaa yleistyviä hybridikokouksia siten, että kokemus on yhtä hyvä paikalla oleville ja etänä osallistuville. Läsnäolevien ei tulisi saada etua paikalla olemisestaan.


 Huonoon toimistoon ei haluta palata

Mitä huonommiksi oman organisaation tilat koettiin, sitä vähemmän koetaan tarvetta toimistopäiville. Toisaalta kokemuksiin etätöistä vaikuttaa eniten oman kodin toimivuus ja yksittäisenä tekijänä erillinen työhuone. Kun työhuone löytyy kodista, kokemukset ovat parempia.

 Vastaukset siihen, paljonko etätöitä halutaan jatkossa tehdä vaihtelevat kokemusten mukaan. Etätyövuoden 2020 päätyttyä 37 % vastaajista ilmoitti haluavansa tehdä 4–5 etätyöpäivää viikossa, suurin osa eli 48 % tekisi etätöitä 2–3 päivänä ja 15 % pitäisi 0–1 etätyöpäivää viikossa. (2)


Nyt on aika tehdä tarvittavat muutokset työympäristössä

Työympäristön tulee kaikkineen antaa hyvä kokemus. Tähän päästään kuulemalla henkilöstöä ja asiakkaita. Se miten tekijät kokevat konkreettisen työympäristönsä, heijastuu arvostuksiin omasta työstä ja työnantajasta. Lisääntyvän etätyön arjessa kaikkea yhteen liimaavaa tarvitaan ja siksi oman toimiston vetovoimatekijöistä kannattaa huolehtia. Niitä voivat olla hyvät palvelut ihmisten ja yhteisten tapahtumien lisäksi.

 – Kannustan tekemään tarvittavat muutokset nyt, kun työntekijöiden odotukset ovat korkealla. Jos valinta on, ettei mitään tarvitse tehdä, mennään kehityksessä taaksepäin. Jokaisen organisaation pitää arvioida mikä on omin tapa tehdä töitä ja miten oma työympäristö tukee tätä. Konkreettisen suunnitelman avulla muutokset myös toteutuvat, summaa Rothe.

Peggie Rothe
Leesmanin tutkimuksista vastaava Peggie Rothe.


Jos tarvitset apua toimitilavalinnassa, ota yhteyttä. Voit myös itse tutkia sopivia toimisto- tai liiketilavaihtoehtoja eQ:n toimitilahausta.


1 Leesman on globaali, riippumaton työympäristökehityksen asiantuntijayritys, jonka standardoidun työympäristökyselyn avulla on kerätty globaalia vertailuaineistoa 840 000 työntekijältä, 103 maasta ja 5600 rakennuksesta. Kyselyillä arvioidaan työympäristön kykyä tukea työntekijöitä heidän työssään, työntekijäkokemuksia sekä etätyön/monipaikkaisen työn tuloksellisuutta. Toimistokyselyyn vastasi 235 000 henkeä vuonna 2019. Pelkästään etätyön aikana 31.3.2020-31.3.2021 on kerätty 180 000 vastausta koskien etätyötä.
2 Etätyön suosiota mittavaan kysymykseen vastasi 48.000 henkeä osana työympäristö ja etätyökyselyjä vuonna 2020.