Banner image aspect ratio

Ajankohtaista

8 vinkkiä toimitilan valintaan

3.7.2020

Käymällä läpi toimitilan valinnan kahdeksan kohtaa varmistat, että uuden toimitilan valinta sujuu mahdollisimman jouhevasti ja saat yrityksellesi sekä henkilöstöllesi toimivat, tehokkaat ja viihtyisät tilat.
Toimitilan valinta | artikkeli | eq

Kuva: eQ Varainhoito Oy

1 Sijainti

Toimitilan valinta alkaa yleensä sopivan sijainnin päättämisestä. Pohdi, mikä olisi yrityksellesi sopiva alue muutaman seikan kannalta. Onko tärkeää sijaita samankaltaisten tai toimintaasi tukevien yritysten läheisyydessä? Miten asiakkaasi ja työntekijäsi kulkevat; omilla autoilla, julkisilla kulkuvälineillä vai pyörillä? Onko kohde helposti saavutettavissa julkisilla, entä onko autoille pysäköintitilaa ja pyöräilijöille hyvät sosiaalitilat? Entä millaisia palveluita alue tarjoaa? Kun haluat palkata parhaat osaajat yrityksellesi, on sijainnilla ja sujuvilla kulkuyhteyksillä merkitystä. Alati kovenevilla rekrymarkkinoilla myös houkutteleva työympäristö, yrityskulttuuri, työtavat tuovat kilpailuedun näihin asioihin panostaville yrityksille.


2 Tilatarve

Kun uusien toimitilojesi toivesijainti on tiedossa, on aika pohtia, millaista toimitilaa yrityksesi kaipaa. Jokainen yritys on erilainen, ja tarvittava neliömäärä ei selviä henkilömäärän laskennalla. Tehokas tilankäyttö saavutetaan, kun selvitetään työntekijöiden työskentelytavat ja tulevaisuuden tarpeet. Selvityksen pohjalta nähdään, kuinka paljon henkilöstöä on todellisuudessa paikalla samaan aikaan, samoin määrittämään millaisia eri tiloja tarvitaan ja kuinka paljon? Monitilatoimistossa on tarpeisiin perustuva yhdistelmä työpisteitä tai -huoneita, ryhmätyötiloja, hiljaisen työskentelyn tiloja tai epämuodollisia tapaamisalueita ja virikkeellisiä taukotiloja. Vuokranantajan kanssa kannattaa myös sopia etukäteen mahdollisista tilamuutoksista tulevaisuudessa, sillä turhista neliöistä ei kannata maksaa.


3 Palvelut

Pohdi, mitkä palvelut ovat välttämättömiä yrityksellesi ja mitä palveluita voidaan ulkoistaa vuokranantajalle? Entä millaisia ovat työntekijöiden toiveet? Aulapalvelu auttaa monessa päivittäisessä asiassa, kuten vieraiden vastaanottamisessa ja postipalveluissa. Ravintola, catering- ja kokouspalvelut, IT-palvelut, siivouspalvelut, turvallisuus ja muut palvelut kannattaa selvittää omien tarpeiden mukaan. Entä millaisia palveluita löytyy lähialueilta?
Monipuolisilla palveluilla voidaan tukea henkilöstön arkea, hyvinvointia ja viihtyvyyttä.


4 Kustannukset

Toimitilojen vuokrahinta muodostuu monesta asiasta, ei pelkistä neliöistä, vaan koko fyysisestä työympäristöstä. Budjettiraamit on hyvä määrittää, mutta toimitilat kannattaa nähdä pitkän aikavälin investointina yrityksen menestykseen eikä pelkkänä kuluna. Jos tasapainoillaan kulujen ja työympäristöön panostamisen välillä, usein karsitaan toimivasta työympäristöstä, jonka vaikutukset heijastuvat henkilöstön työviihtyvyyteen ja motivaatioon.
Toimitilavuokran päälle tulee yleensä noin 5-15 muutakin palveluihin liittyvää sopimusta. Pääkaupunkiseudulla hoitokustannukset keskimäärin 30% vuokrasta.


5 Vastuullisuus

Vastuulliset toimitilat tukevat kestävää kehitystä. Hukkaneliöt kannattaa laittaa kuriin ja valita mahdollisimman energiatehokas toimistorakennus. Vastuullisuus on muutakin kuin vain ympäristöystävällisyyttä ja energiatehokkuutta. Henkilöstön viihtyvyys, terveys, turvallisuus ja hyvinvointi yrityksen tiloissa liittyvät vahvasti myös vastuullisuuteen. Eri kiinteistöjen kohdalla vastuullisuudesta kertovat mm. erilaiset ympäristösertifioinnit ja vastuuohjelmat.


6 Yrityksen imago

Yrityksen toimitilat ovat osa yrityksen brändiä ja kertovat osaltaan tarinaa sinusta ja yrityksestäsi. Pohdi, millainen mielikuvan haluat antaa asiakkaillesi, yhteistyökumppaneillesi ja potentiaalisille työntekijöillesi? Entä
Moderni toimisto trendikkäällä kasvualueella viestii erilaisia asioita kuin historian havinaa huokuva toimisto arvokkaassa jugend-talossa.


7 Aikataulu

Uusien toimitilojen etsintä kannattaa aloittaa hyvissä ajoin. Pienissä yrityksissä päätöksenteko on yleensä vikkelää, ja uusiin tiloihin voidaan muuttaa jopa parin kuukauden varoajalla, kun taas suuremmissa yrityksissä päätöksenteko vie yleensä enemmän aikaa. Oli yrityksesi pieni tai suuri, sisäinen viestintä kannattaa aloittaa aikaisessa vaiheessa, jotta henkilöstö on mahdollisimman motivoitunut ja osaa varautua tulevaan muuttoon ja muutokseen. Myös mahdollisille muutostöille ja remonteille kannattaa varata aikaa.


8 Sopimus

Toimitilan vuokrasopimus voidaan laatia joko määräaikaiseksi tai toistaiseksi voimassa olevaksi. Määräaikainen sopimus päättyy sopimukseen kirjatun ajanjakson päästä. Toistaiseksi voimassa oleva vuokrasopimus puolestaan päättyy irtisanomisajan jälkeen silloin, kun joko vuokraaja tai vuokralainen päättää sopimuksen. Pidä huoli siitä, että toistaiseksi voimassa olevaan sopimukseen on kirjattu irtisanomisaika. Muista sopimuksen kannalta myös joustavuus, sillä yrityksen on kyettävä reagoimaan nopeasti niin markkinatilanteen kuin henkilöstön ja muiden muutosten osalta.


Kun aika on kortilla, kannattaa pyytää apua toimitilavuokrauksen asiantuntijalta. Meidän kokenut toimitilavälittäjämme etsii juuri sinun tarpeisiisi sopivat tilat, ja pääset tutustumaan kaikkiin kohteisiin yhdestä nettiosoitteesta. Voit myös itse tutkia sopivia toimisto- tai liiketilavaihtoehtoja eQ:n toimitilahausta.